Quản lý dự án không phải là một công việc dễ dàng. Trên thực tế, đó là một công việc khó khăn, bao gồm từ giai đoạn bắt đầu, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc một dự án. Khó hơn nữa, dự án được giao trong một khoảng thời gian nhất định và phải đưa ra các mục tiêu cụ thể để đạt được trong một thời hạn xác định với một ngân sách giới hạn. Và bạn phải làm tất cả những điều đó thành công. Để làm như vậy, những người quản lý giỏi phải sử dụng các công cụ quản lý dự án để giữ cho dự án hoạt động một cách có tổ chức. Tuy nhiên, các nhà quản lý cần phải có nhiều kỹ năng khác nhau để hoàn thành công việc. Bao gồm các kỹ năng về kỹ thuật và một số kỹ năng mềm. Người quản lý dự án không chỉ xử lý về hệ thống, quy trình mà còn cả về con người. Dưới đây, chúng tôi đã thu thập 10 kỹ năng cần thiết mà mọi người quản lý dự án nên có, nếu bạn có những kĩ năng này, bạn có nền tảng để xây dựng sự nghiệp thành công trong quản lý dự án.

1. Lãnh đạo

Kỹ năng lãnh đạo là kỹ năng không thể thiếu để trở thành một nhà quản lý tài ba. Với tư cách là một người quản lý dự án, bạn không chỉ chịu trách nhiệm về sự thành công của dự án mà còn dẫn dắt nhóm đạt được mục tiêu đó. Điều này đòi hỏi bạn phải động viên và làm trung gian khi cần thiết. Hãy nhớ rằng lãnh đạo dự án có nhiều phong cách khác nhau, một trong số đó sẽ phù hợp với tính cách của bạn. Nó không chỉ là quản lý các nhiệm vụ mà còn là quản lý con người.

2. Giao tiếp

Giao tiếp thực sự đi đôi với lãnh đạo. Bạn không thể trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả nếu bạn không thể nói rõ những gì bạn cần nhóm của mình làm. Nhưng bạn sẽ không chỉ giao tiếp với nhóm của mình, bạn sẽ cần phải liên lạc rõ ràng với tất cả mọi người liên quan đến dự án, từ các bên liên quan cho đến khách hàng. Cho dù đó là thông qua các công cụ báo cáo hay trò chuyện, chia sẻ và các phương tiên khác. Bạn nên cần sử dụng, chúng sẽ giúp bạn kết nối mọi người với nhau.

3. Lập kế hoạch

Bạn có những kỹ năng quản lý dự án cần thiết này không? Bây giờ chúng ta bắt đầu tìm hiểu một số kỹ năng khó cần có của người quản lý dự án và một số kỹ năng cần thiết như biết cách tạo kế hoạch quản lý dự án. Cách duy nhất để đạt được các mục tiêu của dự án trong khung thời gian đã được quyết định là chia mục tiêu đó thành các nhiệm vụ nhỏ. Đó là lập kế hoạch và đó là trọng tâm của những gì một người quản lý dự án làm: thiết lập một lịch trình thực tế và sau đó quản lý các nguồn lực để theo kịp tiến độ để có thể kết thúc dự án thành công và đúng thời hạn. Có nhiều công cụ có thể trợ giúp quá trình này, chủ yếu là biểu Gantt, cung cấp hình ảnh trực quan về lịch trình với các nhiệm vụ, thời gian của các nhiệm vụ đó và các mốc quan trọng của dự án.

4. Quản lý rủi ro

Làm bất cứ điều gì là rủi ro. Lập kế hoạch cho một dự án, dù lớn hay nhỏ, đều tiềm ẩn rủi ro. Công việc của bạn là xem những vấn đề đó trước khi chúng trở thành vấn đề. Vì vậy, trước khi thực hiện dự án, bạn phải thực hiện công việc xác định, đánh giá và kiểm soát rủi ro.

Bạn càng có thể quản lý rủi ro, dự án của bạn càng có nhiều khả năng thành công. Tất nhiên, bạn không thể lường trước mọi thứ có thể xảy ra trong vòng đời dự án của mình. Sẽ có những vấn đề không lường trước phát sinh, vì vậy bạn cần phải có một quy trình để xử lý những vấn đề đó khi chúng xuất hiện.

5. Quản lý công việc

Đây là một trong những kỹ năng kỹ thuật khác cần có của mọi nhà lãnh đạo dự án. Nếu việc lập lịch trình là cơ sở cho việc quản lý dự án, thì các nhiệm vụ chính là cơ sở gắn kết mọi thứ lại với nhau. Sẽ có rất nhiều công việc nhỏ để bạn tạo, phân công và quản lý - một số trong số đó sẽ phụ thuộc vào những người khác, có nghĩa là việc quản lý kém trong quá trình này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự thành công của dự án của bạn.

Bạn có thể coi đây là việc lập danh sách những việc cần làm, điều này không hoàn toàn sai, nhưng khi bạn cảm thấy phức tạp, bạn có thể sử dụng các công cụ để giúp bạn quản lý những công việc này hiệu quả hơn. Một số tính năng trong công cụ quản lý công việc sẽ giúp bạn làm việc với nhóm của bạn một cách dễ dàng hơn, giúp bạn ưu tiên và cung cấp cho bạn thông tin cập nhật trạng thái tức thì khi các nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc đang chạy chậm.

6. Quản lý chất lượng

Hầu hết những kỹ năng này là hiển nhiên, phải không? Đây là một trong những kỹ năng quản lý dự án hàng đầu. Tuy nhiên, quản lý chất lượng thường bị các nhà lãnh đạo dự án bỏ qua và đó là một trong những lĩnh vực cần được chú ý nhiều hơn. Quản lý chất lượng là giám sát các hoạt động và nhiệm vụ được yêu cầu để cung cấp một sản phẩm hoặc dịch vụ đã nêu trong tài liệu dự án.

Nghe có vẻ quen? Về cơ bản, đó là một phần công việc của bạn mà bạn có thể chưa bao giờ đặt tên hoặc tệ hơn, bạn đã bỏ qua việc hoàn thành thời hạn. Giữ đúng lịch trình là điều quan trọng, nhưng lịch trình đó sẽ trở nên vô nghĩa nếu nó tạo ra một cái gì đó thấp hơn về chất lượng sản phẩm.

7. Đàm phán

Giỏi đàm phán là một phần nhỏ của giao tiếp, nhưng nó xứng đáng là một kỹ năng cần thiết của bất kỳ nhà lãnh đạo nào. Đàm phán không chỉ đơn thuần là thương lượng để có thể đạt được mục tiêu của bản thân mà cần biết đàm phán để giải quyết những mâu thuẫn, tranh chấp không đáng có

Ví dụ: bạn có thể sẽ nhận được các yêu cầu từ các bên liên quan có thể ảnh hưởng đến phạm vi của một dự án. Bạn sẽ phải phản hồi cho họ, nhưng về mặt ngoại giao, để tất cả các bên liên quan cảm thấy họ đang đạt được những gì họ muốn. Sau đó, có những xung đột không thể tránh khỏi sẽ phát sinh giữa các thành viên trong nhóm hoặc những người khác tham gia vào dự án. Nếu bạn có kỹ năng đàm phán vững vàng, bạn có thể giải quyết những tranh chấp này trước khi chúng nổ ra và đe dọa dự án.

8. Tư duy phản biện

Tư duy phản biện chỉ đơn giản là khách quan nhất có thể trong việc phân tích và đánh giá một vấn đề hoặc tình huống, để bạn có thể hình thành một nhận định khách quan. Nó kéo bạn ra khỏi hành động theo cảm xúc hoặc từ kiến thức nhận được, và đó không phải là điều mà một người quản lý dự án phải làm sao? Bạn phải đối mặt với các vấn đề hàng ngày khi thực hiện một dự án và bạn muốn các quyết định của mình trở nên công bằng. Điều duy nhất dẫn dắt quyết định của bạn phải là những gì tốt nhất cho dự án.

Nguồn: https://www.projectmanager.com/blog/project-management-skills