Với plugin quản lý file và tài liệu phù hợp tốt nhất cho WordPress, bạn có thể nâng cao quy trình tổ chức các file. Đồng thời, cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm, truy cập và tải file xuống.

Ở đây, Vietnix giới thiệu 7 plugin quản lý file và tài liệu WordPress tốt nhất năm 2021. Đồng thời, nêu bật các tính năng với mỗi công cụ để giúp bạn tìm ra giải pháp phù hợp hơn cho web.

Tại sao nên dùng plugin quản lý file và tài liệu?

Quan trọng nhất, các plugin này cho phép các người dùng quản lý các file tốt hơn. Bởi vì, plugin giúp trang tổng quan và chia sẻ các file với người dùng một cách an toàn. 

Ví dụ, bạn có thể bảo vệ file bằng mật khẩu và chỉ cho phép những người được ủy quyền. Hoặc người dùng đã đăng nhập mới có thể truy cập chúng.

Lợi ích của plugin quản lý file

Giờ đây, bạn hãy tham khảo một số lợi ích mà plugin quản lý file và tài liệu mang lại:

• Các file và tài liệu có thể xem và tải xuống được. Chẳng hạn, nếu bạn muốn chia sẻ file PDF với người dùng trên web của mình.
• Hạn chế quyền truy cập vào các file và tài liệu. Thí dụ, bạn muốn bán các khóa học online. Hoặc là, bạn điều hành một trang web thành viên.
• Quản lý tài liệu tốt hơn trên back-end của WordPress. Ví dụ, bạn có một thư viện lớn các file hình ảnh, hoặc âm thanh mà các thành viên trong nhóm thường xuyên cần truy cập.
• Giúp nhóm thành viên trên web dễ dàng truy cập vào các file và tài liệu. Giả sử, bạn muốn chia sẻ một tài liệu quan trọng với các thành viên trong nhóm.

Các tính năng ưu việt của plugin quản lý file

Còn giờ, bạn hãy tìm hiểu các tính năng chính khi chọn plugin quản lý file và tài liệu cho WordPress:

• Có thể nói, plugin này sẽ cho bạn giới thiệu các file và tài liệu trên giao diện người dùng. Bạn cũng nên có tùy chọn để hiển thị các file riêng lẻ, hoặc một bộ sưu tập các file trong kho lưu trữ.
• Bạn cần các tính năng bảo mật tài liệu. Chẳng hạn, mã hóa và bảo vệ thư mục.
• Ở đây, plugin sẽ cung cấp cho bạn toàn quyền kiểm soát việc cung cấp tài liệu cho người dùng.
• Plugin quản lý file của bạn sẽ cho phép bạn tạo các file có thể tải xuống .

Các plugin quản lý file và tài liệu tốt nhất hiện nay

Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một số plugin quản lý file và tài liệu tốt nhất có thể giúp bạn cải thiện cách bạn quản lý file trên trang web của mình và chia sẻ chúng với những người khác. 

#1: FILR

Filr là gì?

Filr là một plugin quản lý file và tài liệu WordPress mạnh mẽ cho phép dễ dàng upload, bảo mật và share file. Cũng vậy, plugin cung cấp tính năng bảo vệ file như mã hóa tên file và hết hạn file. Điều này dựa trên ngày đã chọn hoặc số lượt tải xuống. Ngoài ra, bạn sẽ có thể hiển thị các file trên các trang web của mình, bằng cách sử dụng các mã ngắn đơn giản.

Các tính năng chính của Filr

Tính năng chính

• Plugin này giúp bạn giới hạn quyền truy cập của người dùng vào các tài liệu và file. Đồng thời, chỉ những người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập được.
• Filr cung cấp một cách đơn giản để tạo thư viện tài liệu. Cũng như, Filr thêm một (hoặc nhiều) file trực tiếp vào giao diện người dùng của trang web của bạn.
• Bạn có thể tập trung các file và tài liệu dựa trên danh sách. Điều này cho phép bạn nhanh chóng theo dõi và sắp xếp các file trên back-end.
• Cho phép bạn làm cho các file có thể truy cập được đối với người dùng trang web. Theo hai cách: các file riêng lẻ cho phép người dùng chọn và tải xuống một file cùng một lúc. Hoặc là, nén nhiều file vào một file lưu trữ duy nhất và tải xuống tất cả chúng trong một lần.
• Bạn có thể thay đổi giao diện của các tài liệu bằng cách sửa đổi màu sắc, kích thước phông chữ, đường viền và bóng của file.
• Hạn chế quyền truy cập file của người dùng (e-mail) hoặc vai trò của người dùng.

Tính năng thêm

• Quản lý các file của bạn trong các thư mục theo cách hiện đại và thân thiện với người dùng.
• Cung cấp giải pháp phân trang và tìm kiếm trực tiếp để hiển thị hàng trăm file trong thư viện.
• Bảo vệ file ZIP bằng mật khẩu để bảo mật tối đa, mã hóa tên file và tắt hoàn toàn quyền truy cập từ bên ngoài vào file.
• Khi sử dụng plugin này, bạn cần lưu ý sử dụng hosting WordPress phải thật ổn định và tốc độ cao.
• Cuối cùng, plugin giúp ngăn các file đã tải lên hiển thị dưới dạng file đính kèm bằng cách chỉ tải lên các thư mục được bảo mật. Đồng thời, chặn Google và các công cụ tìm kiếm khác vô tình lập chỉ mục file.

Nói chung, đây là một công cụ dễ sử dụng với bộ tính năng mạnh mẽ nhất trên thị trường. Đừng tin tưởng vào các sản phẩm không an toàn khi bạn xử lý dữ liệu khả thi hoặc thông tin khách hàng.

Giá: $55

#2: WP Download Manager

Download Manager của WP là gì?

WP Download Manager là một plugin đa năng cho các file của bạn. Plugin này giúp bạn sắp xếp tài liệu, bảo vệ các file bằng mật khẩu và bán hàng hiệu quả.

Các tính năng chính của WP Download Manager

• Bạn có thể cho phép người dùng trang tải xuống nhiều file dưới dạng một file zip duy nhất.
• Plugin cho phép bạn kiểm soát những ai có thể truy cập và tải xuống các file và tài liệu.
• WP Download Manager cho phép bạn bảo mật một file nén đầy đủ hoặc các file riêng lẻ trong một package bằng một (hoặc nhiều) mật khẩu.
• Kế đến, bạn có thể giới hạn tốc độ tải file xuống để người dùng không lạm dụng tài nguyên máy chủ.
• Nó cho phép bạn tải lên các file bằng FTP và nhanh chóng nhập và chuyển đổi các file đó thành các gói cùng một lúc.

Chung quy, đây là một trình quản lý file và tài liệu tuyệt vời cho các chủ shop online và chủ sở hữu trang web có nhiều thành viên.

Giá: Miễn phí.

>>Xem thêm: Hosting WordPress chuyên nghiệp

#3: WP File Download

WP File Download là gì?

WP File Download là một plugin quản lý file WordPress giúp bạn tổ chức và phân phối các file và tài liệu. Bạn có thể kết nối công cụ này với WooCommerce. Đồng thời, bạn có thể sử dụng các tính năng bao gồm: hệ thống thanh toán và thống kê bán hàng.

Các tính năng chính:

• Plugin đi kèm với 4 chủ đề kiểm soát cách các file được hiển thị cho người dùng. Plugin này bao gồm list, bảng, biểu đồ cây accordion và chế độ xem Google Drive.
• WP File Download cung cấp trình quản lý file WordPress kéo và thả thân thiện với người dùng. Nó cho phép bạn dễ dàng tổ chức file, danh mục file, di chuyển và sao chép file.
• WP File Download cho phép bạn đặt quyền để cho phép người dùng xem, cập nhật, tải xuống, xóa và chỉnh sửa file. Ngoài ra, bạn có thể giới hạn quyền truy cập của người dùng vào một file hoặc danh mục file.
• Công cụ tìm kiếm linh hoạt giúp bạn dễ dàng tìm thấy các file cần thiết. Bằng cách, sử dụng các công cụ như tìm kiếm văn bản, lọc file danh mục và lọc thẻ.

Có thể nói, đây là một công cụ lý tưởng cho người dùng WooCommerce và các freelancer.

Giá: $29/6 tháng.

#4: WP Documents Revisions

WP Documents Revisions là gì?

WP Documents Revisions là một plugin giúp bạn quản lý và chia sẻ an toàn các file. Trong đó, bao gồm hình ảnh, văn bản và các biểu mẫu. Đồng thời, là một công cụ kiểm soát phiên bản, giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến trình của từng tài liệu. Sau đó, thông báo cho bạn về bất kỳ cập nhật nào đối với tài liệu.

Các tính năng chính của WP Documents Revisions

• Plugin hỗ trợ tất cả các loại file bao gồm tài liệu, PDF, bảng tính và hình ảnh.
• Bạn có thể lưu trữ an toàn tất cả các file quan trọng, bảo vệ bất kỳ phiên bản sửa đổi nào của chúng. Ngoài ra, tất cả các file đều được kiểm tra sau đó khóa lại để các bản sửa đổi không bị đè lên hoặc bị chỉnh sửa.
• Plugin tạo ra một URL vĩnh viễn, được xác thực cho mỗi file luôn trỏ đến phiên bản mới nhất.
• Bạn có thể chuyển đổi giữa bảo vệ riêng tư, công khai và mật khẩu cho các file chỉ với một cú nhấp chuột.

Có lẽ, đây là một công cụ quản lý tài liệu tuyệt vời cho các doanh nghiệp nhỏ và những người thiết kế web chuyên nghiệp.

Giá: Miễn phí.

#5: Memphis Documents Library

Memphis Documents Library là gì?

Memphis Documents Library là một plugin quản lý tài liệu WordPress phổ biến cho phép bạn dễ dàng sắp xếp và chia sẻ file. Ở đây, nút tải file lên phía trước giúp bạn nhanh chóng thêm file vào trang web của mình. Ngoài ra, bạn có thể tạo và quản lý các danh mục file và danh mục con, đồng thời tìm kiếm tài liệu bằng công cụ tìm kiếm WordPress.

Các tính năng chính của Memphis Documents Library

• Plugin hỗ trợ hình thu nhỏ và xem trước tài liệu cho hầu hết các loại file.
• Bạn có thể tải hàng loạt file lên trang web WordPress của mình và theo dõi tải xuống file.
• Khi một file được tải lên hệ thống, một bài đăng có liên quan sẽ được tạo hiển thị chi tiết của file cụ thể.
• Tính năng kiểm soát phiên bản của nó cho phép bạn xem và sửa đổi các phiên bản trước của file.
• Bạn có thể hiển thị các nút mạng xã hội cho mỗi file để giúp thúc đẩy chia sẻ xã hội.

Tóm lại, đây là một lựa chọn tuyệt vời cho các nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp và các freelancer dịch thuật.

Giá: Miễn phí.

#6: Embed Any Document

Embed Any Document là gì?

Embed Any Document là plugin cho phép bạn tải lên và nhúng tài liệu vào trang dùng mã nguồn WordPress. Bằng cách này, bạn không cần cài thêm plugin nào như Acrobat Reader hoặc Flash. Bạn có thể triển khai Microsoft Office Online hoặc Google Docs Viewer để hiển thị tài liệu. Nếu một trong số chúng không hoạt động, bạn luôn có thể chuyển sang tài liệu còn lại.

Các tính năng chính của Embed Any Document

• Giao diện đơn giản và thân thiện với người dùng.
• Plugin hỗ trợ tất cả các loại file phổ biến bao gồm Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint. Chẳng những thế, nó còn định dạng cho PDF, văn bản, TIFF, AI và vector (SVG).
• Bạn có thể tải tài liệu lên thư viện và nhúng chúng chỉ với một cú nhấp chuột.
• Trình xem tài liệu tương thích với nhiều trình duyệt và hoàn toàn đáp ứng trên di động.
• Plugin kèm với tài liệu giải thích, video hướng dẫn và ảnh chụp màn hình.

Có thể nói, plugin này được xây dựng chủ yếu cho designer, marketer và quản trị web.

Giá: Miễn phí.

#7: SP Project & Document Manager

SP Project & Document Manager là gì?

SP Project & Document Manager là một công cụ tuyệt vời để quản lý số lượng file không giới hạn. Song, chia sẻ chúng với người khác một cách an toàn. Nó cung cấp một bộ công cụ hoàn chỉnh giúp bạn duy trì và kiểm soát các file trực tuyến.

Các tính năng chính của SP Project & Document Manager

• Plugin này đi kèm với giao diện người dùng trực quan cho phép khách hàng thêm, sửa các dự án.
• Bạn có thể bảo mật các file như tạo thông tin login cho user được ủy quyền. Tương tự, cần phải đăng nhập để tải file xuống.
• Cho phép bạn upload, quản lý file và thiết lập lồng ghép các thư mục không giới hạn.
• Bạn có thể di chuyển file vào thư mục Thùng rác hỗ trợ lưu file dựa trên ngày tháng.

Nói chung, đây là một công cụ lý tưởng cho các doanh nghiệp.

Giá: Miễn phí.

Kết luận

Với plugin quản lý file và tài liệu phù hợp cho trang web, bạn có thể quản lý một số lượng lớn các file, chia sẻ chúng một cách an toàn, nhanh chóng truy cập chúng khi cần thiết.

Lời khuyên

Cũng vậy, dựa trên các tính năng chính được thảo luận ở trên, Vietnix khuyên bạn nên:

• Filr dành cho bất kỳ ai đang tìm cách quản lý tài liệu tốt hơn trên back-end. Cũng thế, plugin giúp khách truy cập tài liệu từ front-end và các tùy chọn mã hóa file tài liệu.
• WP Download Manager, dành cho bất kỳ ai muốn cung cấp tài liệu. Cũng như, tận dụng các tính năng cấp phép của file.
• Embed Any Document để nhúng tài liệu trên trang WordPress.

Thao Pham Vietnix (Theo Patrickposner)